Meine Artikel

𝗜𝗻 𝗱𝗲𝗿 𝗩𝗲𝗿𝘄𝗮𝗹𝘁𝘂𝗻𝗴 𝗸𝗿𝗮𝘁𝘇𝗲𝗻 𝘄𝗶𝗿 𝗯𝗲𝗶 𝗞𝗜 𝗮𝘂𝗳 𝘃𝗶𝗲𝗹𝗲𝗻 𝗘𝗯𝗲𝗻𝗲𝗻 𝗴𝗲𝗿𝗮𝗱𝗲 𝗲𝗿𝘀𝘁 𝗮𝗻 𝗱𝗲𝗿 𝗢𝗯𝗲𝗿𝗳𝗹ä𝗰𝗵𝗲.

Ich habe ein Modell entwickelt, das die wichtigsten KI-Ebenen in einer kommunalen Verwaltung beschreibt.

Die Voraussetzung dafür ist jedoch immer eine 𝗞𝗼𝗺𝗯𝗶𝗻𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗮𝘂𝘀 𝗸𝗼𝗺𝗺𝘂𝗻𝗮𝗹𝗲𝗺 𝗙𝗮𝗰𝗵𝘄𝗶𝘀𝘀𝗲𝗻, 𝗼𝗿𝗴𝗮𝗻𝗶𝘀𝗮𝘁𝗼𝗿𝗶𝘀𝗰𝗵𝗲𝗺 𝗩𝗲𝗿𝘀𝘁ä𝗻𝗱𝗻𝗶𝘀 𝘂𝗻𝗱 𝗮𝘂𝘀𝗿𝗲𝗶𝗰𝗵𝗲𝗻𝗱𝗲𝗿 𝗞𝗜-𝗞𝗼𝗺𝗽𝗲𝘁𝗲𝗻𝘇.

1️⃣ Auf der 𝘁𝗲𝗰𝗵𝗻𝗶𝘀𝗰𝗵-𝘀𝘆𝘀𝘁𝗲𝗺𝗶𝘀𝗰𝗵𝗲𝗻 Ebene geht es vor allem um die digitale Infrastruktur. Dazu zählen Dienstprogramme, KI-gestütztes Prozessmanagement sowie die Integration von KI in Fachverfahren, Dokumentenmanagement- oder Berichtssysteme.

2️⃣ Die 𝗕ü𝗿𝗴𝗲𝗿- und 𝗕𝗲𝘁𝗲𝗶𝗹𝗶𝗴𝘂𝗻𝗴𝘀𝗲𝗯𝗲𝗻𝗲 bietet zahlreiche Einsatzmöglichkeiten für KI, etwa Antragsassistenten, Chatbots auf Verwaltungswebseiten oder Sprach- und Übersetzungssysteme.
Sie helfen Bürgerinnen und Bürgern, Leistungen schneller zu verstehen und Anträge korrekt auszufüllen. Gleichzeitig können häufige Anfragen automatisiert beantwortet und Rückmeldungen aus Beteiligungsprozessen besser ausgewertet werden.

3️⃣ Auf der 𝗪𝗶𝘀𝘀𝗲𝗻𝘀- und 𝗞𝗼𝗺𝗽𝗲𝘁𝗲𝗻𝘇𝗲𝗯𝗲𝗻𝗲 kann internes Wissen durch KI leichter zugänglich werden. Chatbots ermöglichen schnellen Zugriff auf Fachwissen, während semantische Suchen Informationen in Richtlinien, Beschlüssen oder Dienstanweisungen gezielt auffindbar machen.

4️⃣ Die meisten Verwaltungen beginnen mit der Einführung von KI auf der 𝗳𝗮𝗰𝗵𝗹𝗶𝗰𝗵-𝗼𝗽𝗲𝗿𝗮𝘁𝗶𝘃𝗲𝗻 𝗘𝗯𝗲𝗻𝗲. Sprachmodelle (Large Language Models – LLMs) können Mitarbeitende in vielen Arbeitsprozessen unterstützen.
Durch die Analyse eigener Aufgaben lassen sich zahlreiche Einsatzmöglichkeiten identifizieren. Richtig eingesetzt können LLMs Effizienz steigern, Qualität verbessern und Mitarbeitende entlasten.

5️⃣ Ein oft unterschätzter Hebel im kommunalen Handeln ist die 𝘀𝘁𝗿𝗮𝘁𝗲𝗴𝗶𝘀𝗰𝗵𝗲 𝗘𝗯𝗲𝗻𝗲. Führung in der Verwaltung verändert sich durch das KI-Zeitalter.
Führungskräfte müssen Teams führen, die KI nutzen, und können KI selbst für strategische Planung, Szenarioanalysen und Entscheidungen einsetzen. Damit wird KI zunehmend zu einem Werkzeug für Steuerung und Strategie.

Ich bin ganz ehrlich: Einige Verwaltungen sollten spätestens jetzt Abstand von einer reinen Verbotspolitik gegenüber KI nehmen.

Natürlich kann nicht jede Verwaltung mit der Geschwindigkeit dieser
Technologie Schritt halten. Aber Nichtstun ist keine Lösung.

Wie Dr. Nicolas Apitzsch häufig sagt: Es geht nicht mehr darum, ob wir Nutzen in dieser Technologie sehen, sondern wie wir die Kontrolle behalten – unter Berücksichtigung unserer kommunalen Fachlichkeit, Verantwortung und Werte.

𝗩𝗶𝗲𝗹𝗲 𝘃𝗲𝗿𝗽𝗮𝘀𝘀𝗲𝗻 𝗱𝗲𝗿𝘇𝗲𝗶𝘁 𝗱𝗶𝗲 𝗖𝗵𝗮𝗻𝗰𝗲, 𝘀𝗶𝗰𝗵 𝗶𝗻𝘁𝗲𝗻𝘀𝗶𝘃 𝗺𝗶𝘁 𝗱𝗲𝗻 𝘁𝗮𝘁𝘀ä𝗰𝗵𝗹𝗶𝗰𝗵𝗲𝗻 𝗠ö𝗴𝗹𝗶𝗰𝗵𝗸𝗲𝗶𝘁𝗲𝗻 𝘃𝗼𝗻 𝗦𝗽𝗿𝗮𝗰𝗵𝗺𝗼𝗱𝗲𝗹𝗹𝗲𝗻 𝗮𝘂𝘀𝗲𝗶𝗻𝗮𝗻𝗱𝗲𝗿𝘇𝘂𝘀𝗲𝘁𝘇𝗲𝗻 – 𝗯𝗲𝗶 𝗴𝗹𝗲𝗶𝗰𝗵𝘇𝗲𝗶𝘁𝗶𝗴 𝗲𝗻𝗼𝗿𝗺 𝗵𝗼𝗵𝗲𝗿 𝗘𝗿𝘄𝗮𝗿𝘁𝘂𝗻𝗴𝘀𝗵𝗮𝗹𝘁𝘂𝗻𝗴.

Ich beobachte neben meinen Workshops und Schulungen den Markt und die derzeitigen Entwicklungen generativer KI sehr genau. Die Geschwindigkeit, mit der sich generative KI weltweit weiterentwickelt, ist enorm – gerade wenn wir die letzten zwei Jahre im Vergleich betrachten.

Ich habe bislang kein Thema erlebt, bei dem der psychologische Effekt FOMO (Fear of Missing Out) so präsent ist. Der Begriff geht häufig mit der Angst einher, Entwicklungen und Chancen zu verpassen, und erzeugt einen gewissen gesellschaftlichen Zwang, sich mit dem Thema zu beschäftigen.

𝗠𝗲𝗶𝗻 𝗩𝗼𝗿𝘀𝗰𝗵𝗹𝗮𝗴?
Die dynamische Entwicklung nicht als Stressfaktor zu begreifen, sondern bewusst zu entschleunigen und den Fokus zu verschieben.

𝗗𝗲𝗿 𝗧𝗿𝗲𝗶𝗯𝘀𝘁𝗼𝗳𝗳 für den souveränen Einsatz von KI-Agenten und Automatisierung in der Verwaltung ist ein tiefgreifendes Verständnis von Sprachmodellen. Ohne dieses Verständnis bleiben die Potenziale und Möglichkeiten liegen. Erst wenn klar ist, wozu Sprachmodelle heute in der Lage sind und wo ihre Stärken und Grenzen in den jeweiligen Aufgabenbereichen liegen, kann KI-Kompetenz gezielt aufgebaut werden.

Ein kompetenter Anwender von Sprachmodellen zu sein bedeutet, sich auf eine neue Arbeitsweise einzulassen. Der Schlüssel zu hochwertigen Ergebnissen, die der eigenen Erwartungshaltung entsprechen, liegt in Kreativität und in der Fähigkeit, die erzeugten Outputs einordnen und bewerten zu können.

Die Qualität der Ergebnisse hängt maßgeblich von den Eingaben in das Sprachmodell ab. Durch gezieltes Steuern, Lenken und Korrigieren kann ich den Output schrittweise beeinflussen, präzisieren und an meine Erwartungen anpassen. Entscheidend ist dabei nicht der einzelne Prompt, sondern der kontinuierliche Dialog mit dem Modell sowie die Fähigkeit, Zwischenergebnisse kritisch zu bewerten und nachzuschärfen.

KI sollte nicht als reine Fragemaschine oder einzelnes Tool verstanden werden, sondern als ein ernstzunehmender digitaler Kollege mit Fähigkeiten, die in vielen Bereichen bereits über die des Menschen hinausgehen. Wenn dieses Verständnis mit Wissen über Modellarchitektur, Prompting, Kontextsteuerung und einem gesunden Erwartungsmanagement einhergeht, lässt sich KI gezielt, souverän und wirkungsvoll einsetzen.

Für diese Grundlagen biete ich praxisnahe Weiterbildungen und Workshops an. In den Aufbaukursen vertiefen wir technische und psychologische Aspekte sowie Advanced Prompting, Automatisierungen und Agentensysteme.

𝗦𝗼 𝗼𝗿𝗴𝗮𝗻𝗶𝘀𝗶𝗲𝗿𝗲 𝗶𝗰𝗵 𝗺𝗲𝗶𝗻𝗲 𝗽𝗿𝗶𝘃𝗮𝘁𝗲𝗻 𝗧𝗲𝗿𝗺𝗶𝗻𝗲 𝘂𝗻𝗱 𝗡𝗼𝘁𝗶𝘇𝗲𝗻 𝗺𝗶𝘁 𝗞𝗜.

𝗗𝗶𝗲 𝗔𝘂𝘀𝗴𝗮𝗻𝗴𝘀𝗹𝗮𝗴𝗲:
Gerade zum Jahresende sammeln sich bei mir viele Termine und Notizen an. Wie strukturiere und organisiere ich diese am besten?
Mit einem Tisch- oder Wandkalender (ja, das mache ich tatsächlich auch noch sehr gerne) oder vielleicht in einem Excel-Sheet?
Ich glaube, dass Organisation sehr typenabhängig ist und jede Form ihre
Daseinsberechtigung hat.

𝗠𝗲𝗶𝗻𝗲 𝗣𝗿𝗼𝗯𝗹𝗲𝗺𝗮𝘁𝗶𝗸:
Immer dann, wenn neue Informationen hinzukamen, sich etwas änderte oder ergänzt werden musste, war Nachpflege an mehreren Stellen nötig.
Notizen waren überall verstreut, Übersichten schnell veraltet – und aus einer simplen Planung wurde ein unüberschaubares Durcheinander aus Listen, Kalendern und Erinnerungen.

𝗠𝗲𝗶𝗻𝗲 𝗟ö𝘀𝘂𝗻𝗴:

1️⃣ 𝗧𝗼𝗼𝗹-𝗦𝗲𝘁𝘂𝗽:
Ich nutze bevorzugt ein Sprachmodell, bei dem sich Chats anheften oder in Projekten strukturieren lassen (z. B. ChatGPT oder Gemini).
Das sorgt für deutlich mehr Übersicht.

2️⃣ 𝗗𝗮𝘁𝗲𝗻-𝗜𝗻𝗽𝘂𝘁:
Ich habe verschiedene Möglichkeiten, meine Termine und Notizen hochzuladen (z. B. CSV Excel-Sheet oder handschriftliche Notizen).
Am liebsten nutze ich jedoch die Diktierfunktion und spreche alle Termine mit sämtlichen relevanten Informationen ein.

Diese müssen weder strukturiert noch in der richtigen Reihenfolge sein – das kommt später.

3️⃣ Ü𝗯𝗲𝗿𝘀𝗶𝗰𝗵𝘁𝘀𝘁𝗮𝗯𝗲𝗹𝗹𝗲 + 𝗜𝗖𝗦-𝗗𝗮𝘁𝗲𝗶:
Sobald alle Informationen enthalten sind, gebe ich am Ende nur noch einen einfachen Befehl:
„Erstelle mir aus allen Informationen eine übersichtliche Tabelle – sortiert z. B. nach Datum, Uhrzeit und Thema.“

Die gewünschte Struktur könnt ihr selbst vorgeben, oder das Modell eine sinnvolle, logische Gliederung übernehmen lassen.

Anschließend lasse ich mir aus der aktuellen Tabelle direkt eine ICS-Kalenderdatei erstellen, z. B. inklusive einer Erinnerung eine Woche vorher.
Diese importiere ich in meinen privaten Google-Kalender.
Änderungen? Tabelle anpassen, neue ICS erzeugen, erneut importieren – fertig.

𝗪𝗮𝗿𝘂𝗺 𝗱𝗮𝘀 𝗳ü𝗿 𝗺𝗶𝗰𝗵 𝗴𝗲𝗻𝗶𝗮𝗹 𝗶𝘀𝘁:
Ändert sich etwas, ergänze ich es einfach per neuem Prompt.
Kein Kopieren, kein Suchen, kein Chaos und die Liste bleibt immer aktuell.
Das ist kein riesen KI-Workflow. Aber ich finde das muss es auch gar nicht immer sein, wenn es einfach Zeit und Stress spart. 

Wer im Bereich Projektmanagement noch einen Schritt weitergehen möchte, sollte sich in ChatGPT die Notion-Integration im kürzlich veröffentlichten ChatGPT App-Store anschauen.

❗ 𝗛𝗶𝗻𝘄𝗲𝗶𝘀:
Ich nutze diesen Workflow ausschließlich für meine private Organisation.
Im beruflichen Kontext würde ich solche Abläufe nur auf sicheren, datenschutzkonformen KI-Plattformen einsetzen.

𝗪𝗶𝗿 𝘇ü𝗻𝗱𝗲𝗻 𝗱𝗶𝗲 𝗻ä𝗰𝗵𝘀𝘁𝗲 𝗦𝘁𝘂𝗳𝗲 🧨

Neben zahlreichen Einstiegs- und Basiskursen im vergangenen Jahr wird im Jahr 2026 ein klarer Schwerpunkt meiner Fortbildungen auf den Themen Künstliche Intelligenz und Führung liegen.

Darüber hinaus werde ich erstmals KI-Aufbaukurse für Teilnehmende anbieten, die bereits im vergangenen Jahr an einer meiner Fortbildungen teilgenommen haben. In diesen Formaten tauchen wir sowohl methodisch als auch technisch deutlich tiefer in die Materie ein und bauen gezielt auf den vorhandenen Vorkenntnissen auf.

Hier einige Highlights:

𝗞𝗜 𝗳ü𝗿 𝗝𝘂𝗴𝗲𝗻𝗱𝗮𝗺𝘁𝘀𝗹𝗲𝗶𝘁𝘂𝗻𝗴𝗲𝗻
➡️ KI in Führung und Entscheidungsfindung rückt zunehmend in den Fokus moderner Organisationen. Führungskräfte stehen vor der Aufgabe, strategische KI-Kompetenz zu entwickeln, Potenziale realistisch einzuordnen und fundierte Entscheidungen auf Basis daten- und KI-gestützter Analysen zu treffen.

𝗞𝗜-𝗟𝗮𝗯𝗼𝗿 𝗳ü𝗿 𝗝𝘂𝗴𝗲𝗻𝗱𝗵𝗶𝗹𝗳𝗲𝗽𝗹𝗮𝗻𝗲𝗿& 𝗖𝗼𝗻𝘁𝗿𝗼𝗹𝗹𝗲𝗿
➡️ In vier halbtägigen Sitzungen untersucht das KI-Labor (Aufbaukurs) praxisnah, welchen konkreten Beitrag KI im Bereich Jugendhilfeplanung leisten kann. Im Fokus stehen aktuelle KI-Tools, reale Anwendungsbeispiele sowie eine reflektierte Betrachtung von Nutzen, Grenzen und Risiken für Planung, Analyse und Entscheidungsprozesse.

𝗞𝗜 𝗳ü𝗿 𝗟𝗲𝗶𝘁𝘂𝗻𝗴𝘀𝗸𝗿ä𝗳𝘁𝗲 𝗶𝗻 𝗱𝗲𝗿 𝗞𝗶𝗻𝗱𝗲𝗿- 𝘂𝗻𝗱 𝗝𝘂𝗴𝗲𝗻𝗱𝗵𝗶𝗹𝗳𝗲
➡️ Die Veranstaltung gibt einen kompakten Überblick über aktuelle KI-Entwicklungen in Verwaltung und Jugendhilfe mit konkreten Praxisbeispielen. Im Fokus stehen die strategische Integration von KI in Arbeitsprozesse, die veränderte Rolle von Führungskräften sowie Rechtssicherheit, Datenschutz und ethische Verantwortung.

Jeder, der im Jugendamt arbeitet oder mit ihm zu tun hat, weiß: Der ASD ist das operative Herzstück des Jugendamtes. Deshalb schauen wir uns gezielt die 𝗘𝗶𝗻𝘀𝗮𝘁𝘇𝗺ö𝗴𝗹𝗶𝗰𝗵𝗸𝗲𝗶𝘁𝗲𝗻 𝘃𝗼𝗻 𝗞𝗜 𝗳ü𝗿 𝗟𝗲𝗶𝘁𝘂𝗻𝗴𝘀𝗸𝗿ä𝗳𝘁𝗲 𝗶𝗺 𝗔𝗦𝗗 an.

💡 Meldet euch gerne für ein unverbindliches Erstgespräch bei mir. Dabei besprechen wir gemeinsam die gewünschten Inhalte sowie den Kenntnisstand der Teilnehmenden und planen darauf aufbauend eine passgenau auf euch zugeschnittene Fortbildung.

𝗠𝗲𝗶𝗻𝗲 𝗽𝗲𝗿𝘀ö𝗻𝗹𝗶𝗰𝗵𝗲 𝗞𝗜-𝗣𝗿𝗼𝗴𝗻𝗼𝘀𝗲 𝗳ü𝗿 𝗱𝗮𝘀 𝗝𝗮𝗵𝗿 2026

Mit Blick auf 2026 ist mit weiteren, sehr schnellen technologischen Umbrüchen im Bereich (der generativen) KI zu rechnen. Neben der anfänglichen Begeisterung rücken dabei zunehmend Fragen der strategischen Implementierung sowie ethische und rechtliche Aspekte in den Fokus. KI ist längst in der gesellschaftlichen Mitte angekommen – auch bei unseren Bürgern und Klienten.

Was ist bei der Implementierung von Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung wichtig? 💡

Für Kommunen, Träger oder Bildungseinrichtungen – hier sind meine Erfahrungen und Empfehlungen als Referent für Künstliche Intelligenz in der Verwaltung.

Jede Kommune unterscheidet sich in Aufbau, Struktur und Ausgangslage, eine universelle Strategie für die Einführung von Künstlicher Intelligenz gibt es daher nicht. Dennoch lassen sich zentrale Faktoren benennen, die in jeder Kommune berücksichtigt werden sollten.

Ich arbeite selbst in einer Verwaltung und kenne die Strukturen, Anforderungen und Herausforderungen bei der Einführung neuer Systeme. In den folgenden Punkten gebe ich Anregungen, welche Aspekte bei der Einführung besonders wichtig sind – ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

1️⃣ Orientierung durch Vorbilder und Austausch

Künstliche Intelligenz verdient jetzt besondere Aufmerksamkeit. Andere Kommunen sind bereits erste Schritte gegangen, ihre Best-Practice-Beispiele bieten wertvolle Impulse und zeigen, was möglich ist. Wir müssen nicht jedes Rad neu erfinden. Vielmehr braucht es eine Kultur des offenen Lernens, in der Wissen geteilt, Erfahrungen ausgetauscht und gute Lösungen sichtbar gemacht werden.

2️⃣ Führung, Kommunikation und Struktur

Die Einführung von KI ist kein rein technisches Projekt. Sie erfordert klare Kommunikation, transparente Prozesse und eine aktive Steuerung durch die Führungsebene. Die Verantwortung darf nicht auf Einzelpersonen abgewälzt werden.

Die Bildung interdisziplinärer Teams in den Fachbereichen, verbindliche Leitlinien für den KI-Einsatz sowie die systematische Identifikation und Priorisierung von Use Cases sind aus meiner Sicht die ersten sinnvollen Schritte.

All diese Maßnahmen sollten strukturiert dokumentiert werden, um Orientierung und Sicherheit im Umgang mit KI zu gewährleisten (auch im Hinblick auf den EU AL Act). 
Um das Potenzial von Künstlicher Intelligenz zu erkennen und verantwortungsvoll zu nutzen, müssen jetzt gezielt Kompetenzen aufgebaut werden.

3️⃣ Prozesse analysieren – Potenziale erkennen

Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze: Entweder wird Künstliche Intelligenz in bestehende Arbeitsprozesse integriert, um diese effizienter zu gestalten, oder es werden ganze Prozesse von Grund auf neu gedacht. 

Dabei ist zu beachten, dass einige Abläufe durch gesetzliche Vorgaben und Regularien fest definiert sind und nur begrenzten Spielraum für Veränderungen bieten. Arbeitsprozesse mit einem hohen kreativen Gestaltungsspielraum hingegen eröffnen die Möglichkeit, durch KI völlig neue Denk- und Handlungsweisen zu entwickeln.

Ich sage es oft: KI ist kein statisches Thema – Technologien und Anwendungsmöglichkeiten entwickeln sich in einem enormen Tempo weiter.
 
Um an dem Thema dranzubleiben, braucht es eine Verwaltung, die kontinuierliche Weiterbildung für die Belegschaft ermöglicht, Räume für Entwicklung schafft und den Umgang mit KI langfristig begleitet.